Terminautomatisierung leicht gemacht - Schluss mit ewigem Hin und Her!
Egal ob Meeting, Abgabedatum oder Online-Vorstellungsgespräch: Termine spielen in der Arbeitswelt eine wichtige Rolle. Sie strukturieren unseren Arbeitsalltag, erinnern uns an anstehende Meetings oder geben uns eine zeitliche Orientierung unserer Aufgaben. In Zeiten, in denen wir von Arbeit überschüttet werden, kann man da schnell den Überblick verlieren.
Nicht selten passiert es, dass man Termine verschieben oder gar absagen muss. Eine folgende neue Terminfindung erübrigt sich daher als sehr lästig und zeitaufwendig. Finden alle Mitarbeitenden Zeit für das Meeting? Wer ist im Büro, wer arbeiten aus dem Homeoffice?
Doch auf jedes Problem gibt es eine, oder gleich mehrere Lösungen. Ich zeige Dir, welche verschiedenen Tools helfen, Deine Termine zu automatisieren und etwas Struktur und Ordnung in Deinen Alltag zu bringen.
Google Kalender
Der Klassiker schlecht hin bleibt bis heute der Google Kalender, ein absoluter Allrounder in Sachen Terminautomatisierung. Unternehmen, die bereits mit Google Tools arbeiten, greifen oft darauf zurück.
Die Vorteile
Ein besonderer Vorteil ist, dass alle Mitglieder eines Kalenders die jeweils anderen Termineinträge der Mitkolleg*innen einsehen können. Dadurch wird es leichter, die Verfügbarkeit der Kolleg*innen zu prüfen und einen geeigneten Termin für ein Meeting zu finden. Des Weiteren besitzt das Tool eine integrierte Erinnerungsfunktion. So verpasst niemand mehr das Meeting!
Neben Terminen können im Google Kalender auf Aufgaben verteilt und terminiert werden. Zur Auswertung kann der individuell im Auftrag hinterlegte Link zur Videokonferenz genutzt werden. Schluss mit lästigen Einladungslinks oder Beitrittsanfragen!
Wer also ein einfaches Tool ohne Schnickschnack zur Terminautomatisierung braucht, sollte auf den Google Kalender zurückgreifen.
https://calendar.google.com/calendar/u/0/r
Calendly
Du willst dir lästiges Hin und Her schreiben bei der Terminvereinbarung sparen und deine Zeit stattdessen effektiver nutzen? Dann kannst du auch auf Calendly zurückgreifen.
Die kostenlose Online-Terminplanungssoftware bietet eine professionelle und effiziente Planung von Terminen, wie etwa Meetings.
Dabei orientiert sich die Software an deiner zeitlichen Verfügbarkeit. Basierend auf deinen angegebenen freien Zeiten, schlägt die Software anderen Teilnehmer*innen eine optimale Uhrzeit los, ohne dass ein Fingerzucken deinerseits nötig ist. Das einzige, was du tun musst: Sende deinen Kalender an andere oder bette sie auf deiner Website ein.
In der Terminautomatisierung inbegriffen sind auch Erinnerungsfeatures, die dich und eine Termin teilnehmenden kurz vor Terminbeginn erinnern. Du möchtest dich für das Meeting bedanken! Calendly übernimmt das für dich und sendet an alle Teilnehmenden ein Dankesschreiben. Das spart wertvolle Zeit und du kannst dich sofort wieder an deine Arbeit setzen.
Neben diesen beiden Features gibt es unzählige weitere Workflows, die du individuell und auf deinen Wünschen und Bedürfnissen basierend anpassen kannst.
Auch Stornierungen können bequem über das Tool erfolgen. Durch die smarte Software sind so Neuplanungen von Terminen schnell und einfach gelöst.
Timify
Wer nicht so richtig mit calendly warm wird, kann zum Terminbuchungstool Timify greifen. Das Tool ermöglicht eine einfache und schnelle Terminbuchung von Kund*innen.
Indem der Link auf deiner Website, Social Media oder Apps platziert wird, können problemlos Termine gebucht werden.
Der integrierte Team-Kalender sorgt für effiziente Teamarbeit. So kannst du mit deinem Team Meetings planen und für alle öffentlich schalten.
Der Kalender vereint interne Prozesse, administrative Aufgaben und vereinfacht gleichzeitig die Kommunikation - unabhängig vom Standort. Durch die optimale Ressourcenplanung werden auch hinterlegte Räume, Geschäftsorte oder Urlaubsabwesenheiten berücksichtigt.
Ein weiteres Feature ist die detaillierte Übersicht, die es ermöglicht, wichtige Kennzahlen in der Tagesansicht zu zeigen, wie etwa die Verfügbarkeiten und Leistungen.
Besonders größere Unternehmen profitieren von der Flexibilität des Tools. Branche, Größe des Unternehmens und Standort spielen dabei keine Rolle. Den Buchungsprozess von Terminen kannst du individuell auf deine Wünsche abstimmen und so Datenfelder optimal anpassen.
Effektiv Zeit sparen
Mit diesen Tools kannst du deine Arbeit perfekt strukturieren und deinen Kund*innen eine gute Möglichkeit geben, problemlos und bequem Termine zu buchen. Durch verschiedene Features sparst du zudem effektiv Zeit, die du in wichtiger Aufgaben stecken kannst.
Wem das noch nicht reicht, kannst du zu einem Personal Assistant zurückgreifen, der dich bei deinen täglichen Terminplanungen unterstützt.
Nie wieder das ewige Hin und Her bei der Terminvereinbarung!
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